Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим?

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Дата».

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение фотографий

  • Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
  • В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
  • Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

АПК РФ, Статья 75. Письменные доказательства

  1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
  2. К письменным доказательствам относятся также протоколы судебных заседаний, протоколы совершения отдельных процессуальных действий и приложения к ним.
  3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.
  4. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.
  5. К представляемым в арбитражный суд письменным доказательствам, исполненным полностью или в части на иностранном языке, должны быть приложены их надлежащим образом заверенные переводы на русский язык.
  6. Документ, полученный в иностранном государстве, признается в арбитражном суде письменным доказательством, если он легализован в установленном порядке.
  7. Иностранные официальные документы признаются в арбитражном суде письменными доказательствами без их легализации в случаях, предусмотренных международным договором Российской Федерации.
  8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
  9. Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
  10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.
  11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу.

Поделиться с друзьями>Арбитражный суд Республики Бурятия

Отделение – НБ Республика Бурятия

>Получатель

УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Есть вопрос к юристу?

Уважаемый Олег! Здравствуйте! По общему правилу судебные документы заверяются судом. Тем более, если Вы участник процесса суд это и сделает абсолютно бесплатно.

Добрый день. А зачем?

Если Вы представите на обозрение суда оригиналы документов — он может самостоятельно заверить копии, находящиеся в деле.

Так же имейте ввиду, что

Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.

Нет, это сможет сделать суд.

Нет у нотариусов нет таких полномочий по заверению копий документов из судебных дел. (даже в теории для этого он должен видеть оригинал, а они лежат в деле, законом это запрещено.

Олег, добрый день!

Согласно ст. 71 ГПК РФ

2. Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.
Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.

Для того, чтобы копии письменных доказательств были приняты судом обычно достаточно представить на обозрение подлинник, суд сверяет с ним копии и приобщает их к материалам дела. Обычно в этом случае достаточно сделанной от руки надписи «копия верна» с указанием даты и подписи заверившего их лица.

Если речь о предоставлении в качестве доказательств копий интернет страниц то тут действительно в качестве надлежащих доказательства принимаются копии заверенные нотариусом в ходе осмотра соответствующего сайта

Можете просить суд о возврате оригиналов. И тогда их можно будет заверить у нотариуса

Здравствуйте, смотря о каких документах идет речь.

Если речь идет о документах оригиналах, приобщенных к материалам дела в качестве доказательств вами, то да, за отдельную плату такие документы могут быть заверены нотариусом при представлении оригинала. В данном случае вы сможете оригинал оставить у себя, а к материалам дела приобщить заверенную нотариусом копию.

При этом, В соответствии со ст. 72 ГПК РФ приобщенные вами оригинальные документы могут быть выданы вам по вашему заявлению из материалов дела.

Если же речь идет о документах, составленных судом в рамках ведения дела (протоколы, описи, повестки, запрошенные судом документы), то такие документы из материалов дела не выдаются, а потому не могут быть заверены нотариусом.

Согласно Приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде»

12.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии — председателя суда (или его заместителя).
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Здравствуйте, Олег. Для того, чтобы заверить материалы дела, как минимум, необходим доступ к его материалам. Нотариус не является участником процесса, поэтому суд не вправе его допустить к ознакомлению с материалами дела, их ксерокопированием. Соответственно не сможет и заверить.

Не знаю, с какой целью вам необходимо заверение. Копии листов дела может заверить суд. Вы можете обратиться в суд с заявлением о выдаче вам из дела копий определенных листов дела, заверенных судом.

Также вы можете просто, написав заявление об ознакомлении с материалами дела, явиться в суд, например с фотоаппаратом, мобильным телефоном, ксероксом и откопировать дело от корки до корки.

Если вы сдали в дело подлинники документов, по вашему заявлению они могут быть вам возвращены судом только после вступления решения в законную силу.

«Основы законодательства Российской Федерации о нотариате»

Статья 79. Свидетельствование верности копии с копии документа

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Статья 22.1. Размеры нотариального тарифа
1. Нотариальный тариф за совершение указанных в настоящей статье действий, для которых законодательством Российской Федерации не предусмотрена обязательная нотариальная форма, взимается в следующих размерах:
9) за свидетельствование верности копий документов, а также выписок из документов — 10 рублей за страницу копии документов или выписки из них;

Уточнение клиента

Скажите пожалуйста, какие могут быть действия, которые не дадут возможности менять материалы уже законченного гражданского дела путем замены документов в деле, уничтожения всего дела и т.д.?

26 Февраля 2016, 12:12

Речь о подлоге, видимо. В материалах дела обязательно должна присутствовать нумерация (в нумерации должны отсутствовать потертости, исправления), все документы должны быть подшиты, а также должен быть лист описи материалов дела в начале с нумерацией страниц и названием документов.

Еще очень хороший вариант написать заявление и ознакомиться с материалами дела (это ваше право ст. 35 ГПК РФ) в том числе с использованием фотофиксации. После ознакомления с материалами дела ставится отметка с росписью и датой ознакомления. после этого навряд ли кто-то станет менять документы в материалах, тем более у вас будут фото копии.

В этой связи Вы никакие действия предпринять не сможете, кроме как. снять копии с материалов самого дела.

Гражданское дело после его рассмотрения передается в канцелярию, а затем отправляется на хранение в архив.

Списание дела в архив производится на основании резолюции председателя суда или судьи, председательствовавшего по делу.

По истечении установленных сроков хранения оно уничтожается.

Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:
дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее — судебных дел (нарядов)), апелляционных, кассационных и надзорных производств по судебным делам и по документам общего делопроизводства;

>Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Ответы юристов (2)

В соответствии со ст. 132 ГПК РФ

К исковому заявлению прилагаются:
его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;
документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;
доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;
документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;
абзац утратил силу с 15 сентября 2015 года. — Федеральный закон от 08.03.2015 N 23-ФЗ;
доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;
расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Нигде не идет речи о заверении копий предъявленных документов

Добрый вечер. Нет, не нужно. В предварительном судебном заседании судья сверит копии с Вашими оригиналами и заверит сама. Либо можно представить нотариально заверенные копии и не приносить оригиналы, но это большие и бессмысленные расходы. Это касается физических лиц. В отношении юридических лиц — все как в арбитраже — заверять копии печатью организации с указанием должностного положения заверившего, даты заверения, подписи.

>Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Нужно ли заверять копии документов для второй стороны при подаче их вместе с иском?

Здравствуйте. Такой вопрос. Когда подаём в суд общей юрисдикции, вторые экземпляры документов, которые направит суд второй стороне нужно заверять стороной истца или просто копию прикладывать к иску?

>Ответы юристов (3)

Для другой стороны копии заверять не надо.

Статья 132. Документы, прилагаемые к исковому заявлению

К исковому заявлению прилагаются:
его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;
документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;
доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;
документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;
расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

в соответствии с данной ст.-нет

Документы заверять необходимо только для суда, для остальных участников процесса нужны только копии документов.

Статья 132 Гражданского процессуального кодекса РФ «К исковому заявлению прилагаются: его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;
документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;
доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;
документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют; доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;
расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.»

>Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как заверять документы для суда

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *