Инициалы в документах: нюансы проставления

Как проставляются инициалы в документах – до или после фамилии? Заданный коллегой вопрос заставил автора статьи поподробнее изучить эту тему и заглянуть в некоторые исторические материалы. Какой была практика использования инициалов в документах в Российской империи, во времена СССР и как они проставляются в наше время? Есть ли единые правила, зафиксированные в нормативных документах? Рекомендации автора статьи по написанию инициалов в документах вы найдете ниже.

Между службами делопроизводства и юристами различных организаций часто ведутся споры по вопросам правильного оформления документов, а именно простановки инициалов до или после фамилии. Не секрет, что единогласия в вопросе оформления инициалов в документе не существует. Многие юристы считают, что по правилам русского языка инициалы пишут перед фамилией (и произносят тоже сначала имя и отчество, а потом фамилию), и только в некоторых случаях наблюдается обратный порядок (например во всех алфавитных списках), что подтверждается ответом на справочно-информационном интернет-портале «ГРАМОТА.РУ».

Многие делопроизводители в этом вопросе руководствуются локальными нормативными документами организации, например Инструкцией по делопроизводству и традициями делопроизводства. А есть ли в российском законодательстве прямое требование о том, как нужно оформлять инициалы в документах – перед фамилией или после нее? После проведенного исследования выяснилось, что в российском законодательстве нет прямого требования указывать инициалы каким-то определенным образом. Таким образом, «не такое» написание инициалов не дает возможность поставить под сомнение правовую силу документа. Данный вопрос каждая организация может решать сама, опираясь на потребности деловой деятельности, существующие традиции и свои представления об этике. Обратимся к истории вопроса.

Оформление инициалов в советское время

В 1963 г. в утвержденных нормативными документами формах уже используется порядок фамилия-инициалы

Форма № 6

К п. п. 69, 72, 142

УТВЕРЖДАЮ

(подпись руководителя учреждения)

«__» ____________________ 19__ г.

АКТ № ___

о выделении к уничтожению документальных материалов

(название учреждения, в деятельности которого отложились материалы,

не подлежащие дальнейшему хранению)

Составлен «__» _____________ 19__ г.

Экспертная комиссия _______________________________________________________

(наименование учреждения)

в составе председателя ____________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

и членов __________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

образованная на основании приказа ___________ от __________, руководствуясь

(дата)

перечнем документальных материалов ________________________________________

(название перечня)

В Типовом положении о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30.10.1981 № 463/162/298) в учетных документах предписывается указывать фамилию и после нее – инициалы.

В то же время в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагался порядок инициалы-фамилия:

2.3.1.10. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна.

Например:

Начальник юридического отдела

подпись А.Г.Павлов

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и др.): проекты приказов, решений, постановлений и т.п. визируются на 1 экземпляре.

2.3.1.11. В состав реквизита «подпись» входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Директор проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем управления подпись Н.А.Сергеев

Директор института подпись Н.А.Сергеев

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии подпись А.Н.Петров

Члены комиссии подписи К.П.Бутаев

Н.Н.Иванова

или

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

подпись Н.К.Лавров

УТВЕРЖДАЮ

Начальник

Главного управления

Госстраха

подпись А.А.Петров

Современные варианты оформления инициалов

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации при утверждении документов предлагала использовать порядок инициалы-фамилия:

3.3.12. Утверждение документа

Документы утверждаются руководителем министерства или его заместителем.
Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель Государственного

комитета Российской Федерации

по статистике ________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.00

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти также рекомендовалось оформлять подписи в виде инициалы-фамилия (а вот при адресовании документа физическому (не должностному) лицу, наоборот, рекомендовалось впереди указывать фамилию).

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес.

Например:

Бельдовой М.В.

Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

В наиболее высокоуровневом из ныне действующих документов – Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти – сказано о необходимости указывать фамилию и инициалы, но нет четкого указания на их порядок (и не приведено каких-либо примеров).

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30–2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» также рекомендует порядок инициалы-фамилия в следующих случаях:

  • при адресовании документа должностному лицу (п. 3.15);
  • в расшифровке подписи при подписании документов (п. 3.22);
  • в расшифровке подписи в грифе согласования документа (п. 3.23);
  • в заверительной надписи при заверении соответствия копии документа подлиннику (п. 3.26);
  • в отметке об исполнителе документа (п. 3.27).

А вот при адресовании документа физическому лицу (п. 3.15) и при оформлении резолюций рекомендуется указывать фамилию, а затем инициалы исполнителей (п. 3.17).

Порядок указания фамилий и инициалов в региональных нормативных документах

Что касается включения требований о порядке указания фамилий и инициалов в нормативные документы, то удалось выявить ряд подобных примеров в региональной и муниципальной нормативной базе. В большинстве таких нормативных документов предписывается порядок фамилия-инициалы:

Постановление Правительства Ульяновской обл. от 28.04.2012 № 203-П (ред. от 21.05.2013) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области»

3.6. Протокол

После слова СЛУШАЛИ в тексте протокола указывают фамилию и инициалы основного докладчика, а затем излагают запись его выступления.

Распоряжение Правительства Ставропольского края от 26.12.2014 № 435-рп «Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края»

При упоминании в тексте документа фамилии гражданина, должностного лица инициалы ставятся после фамилии.

Распоряжение Администрации Алтайского края от 05.04.2014 № 105-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Алтайского края»

2. Оформление реквизитов документов

В тексте инициалы пишутся после фамилии (Фамилия И.О.).

Распоряжение администрации города Владимира от 30.12.2011 № 854-р «Об утверждении стандарта СМК администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011″»

12. Реквизит «Текст документа»

В тексте документа инициалы (имя, отчество) ставятся после фамилии.

Аналогичные требования установлены и в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги»:

Приказ ОАО «РЖД» от 05.01.2006 № 1 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги»

20. Текст документа

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем – инициалы.

Лишь в одном из документов предпочтение отдано порядку инициалы-фамилия:

Постановление Главы Тотемского муниципального района от 29.03.2007 № 208 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах местного самоуправления Тотемского муниципального района»

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

В тексте документа указывают инициалы, фамилию и должность.

Например:

Поручить Н.А. Иванову разработать должностной регламент.

Из всего сказанного можно сделать следующие выводы:

  • Организация вправе сама решить, как лучше указывать инициалы в создаваемых ею документах.

Однозначной регламентации нет даже для оформления грифов, адресов и подписей, а для случая упоминания имён по тексту документов – тем более.

  • Есть немало организаций, в которых фамилия традиционно указывается перед инициалами.

С моей личной точки зрения более предпочтительным является порядок инициалы-фамилия, поскольку это менее «военно-бюрократическая» и более уважительная форма. К тому же в отношении иностранных имен порядок имя-фамилия является общепринятым (за исключением китайских имен).

  • Если заполняется бланк или форма, в которых порядок написания фамилии, имени и отчества задан, то его следует соблюдать.
  • При написании адресов на почтовых отправлениях (и в других аналогичных ситуациях) желательно придерживаться почтовых правил, т.е. использовать порядок фамилия-имя-отчество.
  • Если в каких-то случаях фамилию удобнее указывать первой из практических соображений (например, в алфавитных списках), то нужно это делать.

Н.А. Храмцовская,канд. ист. наук,ведущий эксперт по управлению документацией компании » Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО

Хотите правильно писать инициалы? Давайте разберёмся, писать их до фамилии или после. А ещё: ставить ли пробел между инициалами.

Если коротко, вот правильный вариант: А. С. Пушкин. В большинстве случаев инициалы пишут перед фамилией, через пробел.

Теперь развернутся версия: чем же именно регламентируются такие требования?

ГОСТ Р 6.30—2003

«Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», выдержки:

  • При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией,
  • При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,
  • При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,
  • Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,
  • В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия),
  • Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

В остальных случаях инициалы ставят перед фамилией.

Делопроизводство

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:

  • Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
  • При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Бельдовой М.В.
  • При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
  • 2.7.3.7… Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

>Энциклопедии

В Большой советской энциклопедии пишут так: На П. обращают внимание Г. Р. Державин, Н. М. Карамзин, Батюшков, Жуковский…

Документационное управление

Автономная некоммерческая организация дополнительного образования

«Сибирский институт непрерывного дополнительного образования»

Зачет * (предмет по Выбору)

1. Реквизит документа — это:

1.1. Его отдельный элемент.

1.2. Часть служебного письма.

1.3. Фирменный бланк.

2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адреса»?

2.1. Директору школы № 269 Матвеевой Тамаре Петровне

2.2. Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.

2.3. 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7 Директору школы № 269 г-же Матвеевой Т.П.

2.4. Директору Московской школы № 269 Т.П. Матвеевой

3. При адресовании инициалы ставят:

3.1. Перед фамилией адресата.

3.2. После фамилии адресата.

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

4.1. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

4.2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

5.1. Для оперативной связи с исполнителем.

5.2. Для придания документу юридической силы.

6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

6.1. Ректор академии В.А.Петрова

6.2. Ректор академии Петрова В.А.

6.3. Ректор Сибирской академии государственной службы

В.А. Петрова

7. План работы колледжа на 2001 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

7.1. УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14

7.2. УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2001 № 14

7.3. УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14

8. Реквизит согласования оформляют следующим образом:

8.1. СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания

Правления страховой компании «Планета» от 21.06.2001 № 10

8.2. _____________________Н.И. Орлов

подпись

8.3. Начальник юридического отдела личная подпись

Г.И.Сидоров 21.12.2001

9. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

9.1. Ниже подписи руководителя, подписавшего документ.

9.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

9.3. На первом листе документа с оборотной его стороны.

10. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

10.1. В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.3. На первом листе оборотной стороны документа.

11. В отсутствие руководителя подписывает документ за­меститель, исполняющий обязанности руководителя:

11.1. Директор________________ А.И.Петров

(подпись его зама Сидорова)

11.2. И.О. директора_______________Г.В.Сидоров

(личная подпись)

12. Делопроизводство — это:

12.1. Система хранения документов.

12.2. Составление документов.

12.3. Документирование и организация работы с документами.

13. С помощью какого реквизита оформляется внешнее со­гласование документа?

13.1. Визы согласования.

13.2. Грифа согласования.

14. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

14.1. На бланке первой организации.

14.2. На бланке второй организации.

14.3. На листе бумаги формата А4.

15. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?

15.1. Да.

15.2. Нет.

16. Какие организационные документы утверждаются руко­водителем организации?

16.1. Должностные инструкции.

16.2. Положения о структурных подразделениях.

16.3. Штатное расписание.

16.4. Правила внутреннего распорядка.

16.5. Все перечисляемые выше документы.

17. В каком документе могут быть оговорены условия реор­ганизации и ликвидации организации?

17.1. В уставе организации.

17.2. В положении о структурном подразделении.

17.3. В должностной инструкции.

18. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со следующими документами:

18.1. Устав организации.

18.2. Положение о структурном подразделении, куда посту­пает на работу гражданин.

18.3. Должностная инструкция.

18.4. Со всеми перечисленными выше документами.

19. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

19.1. Решения.

19.2. Приказы.

20. Кто несет ответственность за издание приказа?

20.1. Должностное лицо, подготовившее проект приказа.

20.2. Руководитель организации.

20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.

21. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?

21.1. Вид документа.

21.2. Дата документа.

21.3. Адресат.

21.4. Наименование организации.

21.5. Подпись.

21.6. Текст.

21.7. Заголовок к тексту.

22. Какая часть текста приказа является обязательной?

22.1. Констатирующая.

22.2. Распорядительная.

23. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

23.1. Да.

23.2. Нет.

24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

24.1. Верно: Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова

24.2. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова

24.3. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова 16.03.2001

25. Что означает виза юриста на приказе?

25.1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.

25.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Что является датой протокола?

26.1. Дата подписания протокола.

26.2. Дата заседания.

26.3. Дата регистрации протокола.

27. Ставится ли на подписи в протоколе печать?

27.1. Да.

27.2. Нет.

28. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?

28.1. Руководителем организации.

28.2. Председателем.

28.3. Председателем и членами комиссии.

28.4. Председателем и секретарем.

29. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

29.1. Просьбах.

29.2. Сопроводительных.

29.3. Информационных.

29.4. Ответах.

30. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:

30.1. Передачи на исполнение.

30.2. Подшивки в дело.

30.3. Завершения исполнения или отправки.

31. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?

31.1. Да.

31.1. Нет.

32. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

32.1. Руководителем структурного подразделения, где ис­полняется документ.

32.2. Канцелярией.

32.3. Руководителем организации.

33. Какие формы регистрации в России?

33.1. Журнальная.

33.2. Карточная.

33.3. Автоматизированная.

33.4. Все вышеперечисленные.

34. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

34.1. Приказов.

34.2. Протоколов.

34.3. Актов.

34.4. Писем.

35. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?

35.1. В актах.

35.2. В докладных записках.

35.3. В приказах по основной деятельности.

35.4. В приказах по личному составу.

35.5. В справках.

36. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

36.1. Приказа.

36.2. Протокола.

36.3. Решения.

36.4. Постановления.

37. Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?

37.1. Четыре.

37.2. Два.

37.3. Три.

38. Какие могут быть номенклатуры дел?

38.1. Конкретная.

38.2. Примерная.

38.3. Типовая.

38.4. Все вышеперечисленные.

39. В номенклатуре дел документы систематизируются:

39.1. По видам документов.

39.2. По содержанию.

39.3. По срокам хранения.

39.4. Все вышеперечисленные.

40. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?

40.1. Только руководитель.

40.2. Все работники организации.

40.3. Руководители структурных подразделений, организаций.

40.4. Количество работников, определяемых руководителем.

Фамилия и инициалы

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *