АНАЛИТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

— просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,

— поиск и обработка необходимой руководителю информации,

— знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, сегодня секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении.

Одной из функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую информацию и соответствующим образом ее обработать — одно из важнейших профессиональных качеств секретаря. Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках.

Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть сведениями общего характера:

— хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию;

— представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;

— знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;

— знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

Основными источниками информации для руководителя являются:

— законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;

— управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, техническая и др. документация организации);

— публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;

— научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;

— справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.

Вся эта работа выполняется либо непосредственно в научной библиотеке, либо с помощью Интернета, заказа литературы по телефону или межбиблиотечному абонементу.

Самый большой электронный каталог информационных ресурсов в Интернет — это каталог Российской государственной библиотеки: http://www.rsl.ru (4,2 млн. источников).

Большие возможности по поиску деловой информации предоставляет Интернет Rambler (http://www.rambler.ru)‚ Яndex (http://www.yandex.ru) и др.

Полезные адреса в Internet

— www.grankin.ru — телефонный справочник государственных структур России с адресами: правительство, министерства, парламент. Верховный и Конституционный суд.

— www.cbr.ru — сервер Центробанка России: информация о банке, описание банкнот, база данных по памятным монетам, признаки подлинности банкнот.

— www.nalog.ru — формы налоговой отчетности, разъяснения Министерства по налогам и сборам, тексты законов, ответы на вопросы по заполнению налоговых деклараций.

— www.riakornpass.ryazan.ru — сервер правовой информации «Референт- web».

— www. Translate. ru — online переводчик.

— www.fly.ru — расписание рейсов самолетов по СНГ, справки о наличии мест, тарифы, заказ билетов.

— www.gramota.ru — справочная служба русского языка, интерактивные словари.

— www. meteo.infospace.ru — погода в мире

2. Формы представления информации

Подготовка выступлений руководителя.

Учет условий выступления

— цель (тема) выступления;

— продолжительность и вид выступления;

— необходимость подготовки для выступления дополнительных информационно-демонстрационных материалов;

— время и место выступления.

Цель или тема выступления, сформулированная конкретно, позволяет секретарю определить, какие материалы использовать в процессе подготовки текста, и набросать список информационных источников.

Наиболее эффективной оказывается подготовка, начатая за 5-7 дней до предполагаемой даты выступления.

Работа секретаря над текстом включает в себя: обдумывание содержания выступления, разработку и написание плана выступления, разработку и написание содержания выступления, представление проекта текста руководителю, внесение изменений и уточнений в содержание выступления, набор и распечатку окончательного варианта выступления, представление окончательного варианта выступления руководителю.

Особенности работы секретаря с информацией для руководителя.

Аналитический обзор (реферат) — сокращенное изложение содержания первичных документов с основными фактическими сведениями и выводами. Аналитические обзоры составляются на основании книг, статей, газетных и журнальных публикаций, управленческих документов и других источников информации.

Главное требование, предъявляемое к аналитическому обзору — вся информация должна быть представлена в сжатом и систематизированном виде.

Хороший аналитический обзор должен содержать ответы на следующие вопросы: кто совершал, что, где, когда и с какой целью совершалось

В начале аналитического обзора помещается перечень первичных источников информации, на основании которых он составлен.

Аналитический обзор должен иметь заголовок, который может отличаться от заглавия реферируемого документа, если:

— аналитический обзор составляют не на языке реферируемого документа;

— аналитический обзор составляют на часть документа (в этом случае заголовок отражает содержание реферируемой части документа);

— заголовок документа не отражает содержания документа или аналитического обзора;

— аналитический обзор составляется на основании нескольких источников.

Текст аналитического обзора начинается с изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.

— Текст аналитического обзора начинается с изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.

— Выводы (оценки, предложения), содержащиеся в источниках, также следует отразить в аналитическом обзоре и указать область их применения.

— Аналитический обзор должен быть лаконичным и точным.

— В аналитическом обзоре следует применять стандартизованную терминологию.

— Объем обзора определяется содержанием документа, количеством сведений и их научной ценностью или практическим значением.

Таким образом‚ данное направление работы секретаря имеет особую значимость поскольку управление — это, по сути, процесс принятия, осуществления, контроля исполнения решений‚ а решение принимается на основе анализа информации.

3. Функции секретаря руководителя

Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. органи­зационные операции также документируются, например, при проведе­нии совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоко­ле». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей на­правлено на эффективное циркулирование информации в учрежде­нии, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогатель­ных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленчес­кой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;

предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» — определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;

составление проектов резолюций для важнейших документов;

 направление документов, не требующих рассмотрения руково­дителем, непосредственно в структурные подразделения или ответ­ственным исполнителям;

 обработку и отправку корреспонденции;

 организацию передачи документов внутри организации;

 составление номенклатур дел;

 формирование дел;

 контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предваритель­ную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

 участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе цен­ности документальных материалов;

 составление описей на материалы постоянного, долговременно­го хранения и по личному составу;

 составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

 постоянный контроль за правильным оформлением всей доку­ментации, образующейся в деятельности организации;

 оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указан­ных обязанностей является:

 решение вопросов оптимизации документооборота организации;

 эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем администра­тивных функций (организации распорядительства, контроля, коор­динации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как пере­говоры, презентации, совещания, прием посетителей, командиров­ки, секретарь обязан:

Должностная инструкция секретаря

І. Общие положения

1. Секретарь принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Секретарь непосредственно подчиняется генеральному директору/руководителю структурного подразделения.

3. Назначение или освобождение от должности секретаря осуществляется приказом генерального директора.

4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

5. В период отсутствия секретаря функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Секретарь должен знать:

  • организационную структуру;
  • нормы делового общения и этикета;
  • организацию делопроизводства;
  • основы гражданского, трудового законодательства РФ;
  • правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
  • прикладные программы (Word, Excel и др.);
  • машинопись;
  • правила охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты.

7. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

  • Уставом организации;
  • законодательством РФ;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Принимает посетителей.

2. Принимает и передает на подпись руководителю документы и личные заявления.

3. Получает корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя на рассмотрение. В соответствии с принятым решением направляет ее в структурные подразделения или конкретным лицам для использования в работе.

4. Проводит коммуникацию с помощью средств связи, регистрирует, передает служебную информацию руководителю.

5. Осуществляет деятельность по техническому, организационному обеспечению работы руководителя.

6. Составляет запросы, письма, иные документы по поручению руководителя.

7. Занимается подготовкой совещаний, заседаний, устраиваемых руководителем. Собирает необходимые сведения, регистрирует, информирует участников о месте, времени проведения встречи, повестке дня. Ведет, оформляет протоколы заседаний, совещаний.

8. Организует командировки руководителя: приобретает билеты, арендует транспорт, помещения.

9. Контролирует выполнение сотрудниками организации распоряжений, приказов руководства.

10. Формирует дела, обеспечивает сохранность документов, передает их в архив в установленные сроки.

11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

ІІІ. Права

Секретарь имеет право:

1. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

2. Не приступать к выполнению своих полномочий при возникновении опасности для жизни или здоровья.

3. Предъявлять к руководству требования о создании нормальных условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

4. Получать служебную информацию в полном объеме для исполнения своих полномочий.

5. Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.

6. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

7. Получать от работников структурных подразделений необходимые материалы и пояснения причин нарушения сроков и качества выполнения заданий, поручений руководства.

ІV. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации, встреч.

2. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Нарушение требований руководящих документов организации.

5. Неправомерное обращение с личной информацией, передачу конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

6. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

7. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

8. Нарушение этикета, норм делового общения.

Должностные обязанности секретаря

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *